Обзор Airtable. Мощная программа для разносторонней и сложной работы с информацией

Функции и возможности Airtable, плюсы и минусы программы, устройство интерфейса, где искать шаблоны и расширения, где учат работе в Airtable.

Что такое Airtable

Airtable

США, Сан-Франциско

Airtable — это облачный сервис для работы с информацией, данными, таблицами и базами данных. 

• В Airtable создают наборы информации, которые представляют в виде таблиц, форм, календарей, таймлайнов (в хронологическом порядке) и в других визуальных выражениях. 
• В Airtable информационные наборы связываются между собой в реляционные базы данных. 
• Работать можно через браузер и через приложение на компьютерах и смартфонах.

Сколько стоит использование Airtable 

У Airtable четыре тарифных плана: Free, Plus, Pro и Enterprise. 

• Бесплатный

• Plus

• Pro

• Enterprise.

Подробности о тарифах тут. 

Функции и возможности Airtable

Функции Airtable

Вот что можно делать в ​​Airtable:

• Добавлять и хранить данные в разных выражениях — от стандартных (текст, число, даты) до дополнительных (ссылки, вложения, дропдауны).
• Устанавливать связи между таблицами и делать реляционную базу данных.
• Настраивать рабочее пространство и кастомизировать выражение информации и данных с помощью цветовых решений и иконок, удобной настройки колонок и строк таблиц.
• Представлять данные в разных визуальных выражениях, что помогает наглядно работать с информацией и вести аналитику. 
• Работать по шаблонам-темплейтам — наборы стандартных решений в работе с информацией. Их около пары сотен.
• Подключать расширения и скрипты, делая из таблицы с данными интерактивный инструмент.
• Подключать сторонние сервисы по API и делать интеграции с другими инструментами, в том числе с ноукод-программами. 
• Делать из таблицы с данными веб-приложение. 
• Импортировать в Airtable файлы сторонних приложений. Тут можно развернуть CSV-файл из Excel, Trello и других. Можно импортировать и в обратную сторону — из в Airtable в эти программы.  
• Работать с удалённой командой в едином рабочем пространстве и упорядочивать сбор и обработку информации. 

Возможности Airtable

Главная возможность Airtable — с ним невероятно удобно работать с данными, потому что он позволяет структурировать информацию и по-разному визуально выражать её.

Вот какие возможности есть у Airtable:  

• Делать неограниченное количество баз данных. Под каждый проект можно завести отдельную базу данных и внутри неё дробить информацию по категориям.

Например, вы как фрилансер работаете с несколькими проектами. У вас есть рабочий проект — база данных онлайн-магазина кофе. Под него — одна база. Второй проект — вы ведёте SMM-стратегию для известного блогера. Под него — отдельная база с тремя таблицами: контент-план, план дистрибуции, таблица с данными по конверсии. А в третьей базе данных вы ведёте личный план тренировок. Базы разделены, как и доступ к ней задействованных лиц. 

• Упорядочивать пространство внутри таблиц.

В частности, для каждого вновь созданного столбца надо указывать имя и тип данных, которые в нём будут собираться. Каждый столбец можно назвать по-своему — в том числе по-русски. Столбец под электронные почты можно определить на этот тип данных. И никакой путаницы и ошибок.  Также для элементов списка доступен выбор цвета отображения. Можно настроить размеры ячеек в два клика через панель инструментов — от низких до супервысоких. Тип данных в столбце и сам столбец меняется в клик заголовку столбца в выпадающем меню. 

• Работать с разными типами данных. Их в Airtable 28. 

Это текстовые, числовые данные, адреса, электронные почты, ссылки-URL, штрихкоды, валюта, дата и время, формула, множественный выбор, флажок типа true/false и другие. О них всех написано тут.  

• Возможность включить разное визуальное отображение данных. В Airtable семь вариантов представления данных:

1. Таблица
2. Форма
3. Календарь
4. Галерея — когда данные будут на рабочем пространстве на расположенных последовательно карточках
5. Таймлайн — отображение информации в хронологическом порядке
6. Канбан-доска — представление данных с разбивкой на столбцы по общим признакам. Например, в первом столбце задания «Сделать», во втором — «В процессе», в третьем — «Выполнено». Самый известный пример канбан-досок — программа Trello.       
7. Диаграмма Ганта, или Gantt — столбчатая диаграмма для иллюстрации плана с протяжённостью во времени.  

В один клик можно переключиться с обычной таблицы на канбан-доску и окинуть взглядом весь фронт дел. Или переключиться на вид галереи и посмотреть, как примерно будет смотреться каталог товаров. Очень удобно, если нужно освежить взгляд на вещи. 

Как строится работа в Airtable. Создание баз, таблиц, рабочая область и интерфейс Airtable

В качестве примера, на котором можно показать часть функций и устройство интерфейса Airtable, возьмём построение базы данных для небольшого онлайн-магазина кофе.

Создание базы данных в личном кабинете

• После регистрации в Airtable открывается кабинет, в котором собраны рабочие области — Workspace. Внутри каждой Workspace создаются базы — по кнопке Add a base. Эта база и есть таблица или система таблиц с информацией. Рекомендуется создавать под каждый проект отдельную рабочую область. 
• Здесь же можно дать название базе данных и настроить иконку — цвет и отображение. Эта настройка меняет заодно и фавикон — то, как вкладка отображается в браузере.
• Из личного кабинета по клику на базу данных можно переместить, дублировать базу, поделиться ею и провести другие манипуляции.

Работа с таблицами внутри базы данных

• Внутри в рабочей области по умолчанию откроется таблица с полями-столбцами для ввода: Name, Notes, Attachments, Status. Менять содержание столбцов, название и кастомизировать их по-своему можно по клику правой кнопки мыши на ячейку с названием столбца. Тут же откроются настройки сортировки и фильтры, управления доступом к редактированию ячейки и другие.
• В рабочей области слева расположены семь вариантов визуального представления данных — от таблицы до гистограммы Ганта. 
• Сверху находится панель с закладками — как в гугл-таблицах или Excel. Эти таблицы-закладки можно связывать между собой. Создать эту новую таблицу можно в том числе через импорт таблиц файлом CSV или синхронизацию со сторонними сервисами — например, Google Drive, Jira Cloud и другие.  
• На верхней панели над таблицами есть инструменты настройки таблицы — сортировка, настройка цвета, показать/спрятать поля, группировка, настройка размеров ячеек, доступа и другие. 
• Справа вверху расположены корзина, история изменений, список автоматизаций, приложений, а ещё кнопки помощи и настройки профиля.

Работа с ячейками и строками

• Заполнять строки в Airtable можно двумя способами

1. С первой ячейки — по клику на стрелки расширения ячейки слева откроется поп-ап, через который можно заполнить все поля разом
2. Заполнять в каждой ячейке отдельно.

• По клику на стрелки расширения ячейки справа можно открыть окно и сделать его шире — так удобнее заполнять.  
• В зависимости от типа данных, добавить в ячейку информацию можно разными путями: выбрать из выпадающего списка, перетащить или добавить вложение, вписать и так далее. 
• В каждой ячейке можно отмечать другого пользователя через @.  
• Управлять ячейками можно также по клику правой кнопкой мыши. 
• При заполнении таблицы и в целом во время работы выскакивают подсказки о горячих клавишах и разных способах оптимизировать работу. 

Библиотека темплейтов-шаблонов Airtable

Из личного кабинета пользователя Airtable можно попасть в библиотеки темплейтов — тут предлагаются типовые решения, которые можно внедрить с Airtable. 

Сильные стороны и недостатки Airtable

Сильные стороны Airtable

• Работа с данными стандартным образом. Знакомые таблицы с любым типом данных, с формулами, аналитикой.
• Работа с данными современным образом. Возможность превратить таблицу с интерактивное рабочее пространство, в веб-приложение, соединить таблицу со сторонними сервисами.
• Кастомизация и управление. В Airtable полная и тонкая настройка рабочий области под себя. 
• Порядок. Можно поддерживать строгий порядок информации. Например, тут под название столбца отведено отдельное место — этого нет во многих табличных редакторах.
• Красота. У Airtable понятный и приятный интерфейс. 
• Подход к визуализации данных. Разные варианты представления данных помогают работать эффективнее. 
• Облачный сервис. Мощный инструмент для удалённой работы.
• Много обучающего материала. Как дополнительный, так и в процессе работы в виде всплывающих подсказок. 
• Продолжающееся развитие и перспективность. Недавно Airtable привлёк большую сумму инвестиций. 

Недостатки Airtable

• Из-за своей мультифункциональности Airtable может быть нелегко освоить. Обучающие материалы в помощь — но это время, и нужна способность самостоятельно искать ответы.
• Английский язык интерфейсов и туториалов. Возможный недостаток для тех, кто не знает английского.
• Ограничения тарифов. Неприятно, когда приложение начнёт орать, что все 2000 строчек заняты — а у вас ещё 1500 записей в плане. И даже на большую базу ограничение 50 000 строк.  
• Настраивать доступ к части базы данных нельзя — только на всю сразу, это может быть небезопасно. Придётся придумывать, как дробить информацию. 

Сравнение Airtable с Google Sheets и Excel  

Таблицы Google и Excel – конкуренты Airtable и по части функций, и по популярности у тех, кто работает с данными, и по популярности у ноукодеров. Вот по каким критериям их можно сравнить:

• Excel – старожил наравне с другими двумя, ему 40 лет. Гугл-таблицам – 15 лет. У них больше пользовательского опыта и было много времени, чтобы разобраться с недостатками. Airtable совсем юный, но постоянно обновляется, в том числе за счёт активного сообщества. 
• Функций, формулы, сложная работа с данными – с этим пока лучше справляются Excel и Google Sheets. А в Airtable данные в один клик представляются визуально несколькими способами — так работать с данными, оценивать и анализировать их намного удобнее, а это важно в оценке работы приложения.
• В Airtable работать с данными можно красиво — в один клик добавлять цвета и кастомизированное форматирование расположения элементов таблиц, менять вывод данных. Это особенно помогает людям, которых пугает вид обычных таблиц. 
• Airtable легко трансформируется в веб-приложение. Гугл-таблицы и Excel можно превратить в полноценное приложение только через посредника.
• Airtable за счёт своей гибкости отлично работает над задачей упорядочения, анализа, просмотра информации. А таблицы по-прежнему выигрывают в построении сложных моделей и в работе с большими массивами числовых данных. 

Как научиться работать в Airtable 

Выбор траектории обучения зависит от целей, для которых будет использоваться Airtable. 

• Если вы хотите использовать его, например, для оптимизации работы на индивидуальных началах, то достаточно просто начать работать. Заполнять таблицы, делать связи между ними и строить базы данных, делать графики, считать – этим вещам можно научиться в процессе, поскольку интерфейс интуитивно понятный. Найти примеры и понять, как и что строить, можно с опорой на большую библиотеку темплейтов.     
• Если вы собираетесь стать гуру Airtable – то погружайтесь в учёбу через гайды, вебинары платформы, присоединяйтесь к сообществу и читайте блог Airtable. Весь список полезных источников ищите тут.
• Если хотите понять, как использовать Airtable для повышения эффективности работы, изучите гайды и видео на YouTube от «свободных художников», вроде  Арона Коренблита (широко известный в узких кругах IT-блогер). У него есть много бесплатных материалов по Airtable.
• Если вы собираетесь строить бизнес, и Airtable будет одним из ваших инструментов в работе, то лучше поучиться отдельно всему этому искусству от и до — на курсе «Базовый курс по No-code» учим не только работе в Airtable, но ещё азам построение бизнеса с помощью других ноукод-инструментов.

Хотите освоить самые востребованные инструменты в сфере IT? Тогда начните изучать No-code!