Code breakers

Обзор Airtable. Мощная программа для разносторонней и сложной работы с информацией

Функции и возможности Airtable, плюсы и минусы программы, устройство интерфейса, где искать шаблоны и расширения, где учат работе в Airtable.

Что такое Airtable



Airtable

США, Сан-Франциско



Airtable — это облачный сервис для работы с информацией, данными, таблицами и базами данных. 

  • В Airtable создают наборы информации, которые представляют в виде таблиц, форм, календарей, таймлайнов (в хронологическом порядке) и в других визуальных выражениях. 
  • В Airtable информационные наборы связываются между собой в реляционные базы данных. 
  • Работать можно через браузер и через приложение на компьютерах и смартфонах.

Сколько стоит использование Airtable 


У Airtable четыре тарифных плана: Free, Plus, Pro и Enterprise. 


  • Бесплатный
Для одного человека или маленьких команд. 2 ГБ прикреплённых файлов, 1200 записей в базе, одно приложение, одна интеграция, 5 авторов и редакторов. Нет ограничений на количество баз, комментариев и доступ к просмотру. Отлично для обучения работе в Airtable

  • Plus
$10 в месяц на человека. Всё, что в бесплатном тарифе, плюс 5000 записей, 3 интеграции, 3 приложения, 5 ГБ прикреплённых файлов, больше возможностей по кастомизации, полгода сохранения истории изменений.

  • Pro
$20 в месяц на человека. Всё, что в бесплатном тарифе, плюс 50 000 записей, 10 приложений, 7 интеграций, 20 ГБ, год сохранения истории изменений и больше персонализации.

  • Enterprise.
Для большого бизнеса. Цена по договорённости. Доступные ресурсы удваиваются, 3 года истории изменений, персонализированная поддержка.

Подробности о тарифах тут

Функции и возможности Airtable


Airtable — инструмент для создания и работы с базами данных, и это звучит скучно. Однако Airtable отличается от любых других инструментов для работы с данными. В нём всё можно делать по красоте — и работать с данными становится интересно.

Функции Airtable


Airtable в принципе умеет делать всё, что делают Google Sheets и Excel (ограничения есть, о них ниже). В Airtable создают таблицы с информацией в разных выражениях — в разных типах данных. Затем их структурируют, обрабатывают, представляют в разных визуальных выражениях. 

Вот что можно делать в ​​Airtable:


  • Добавлять и хранить данные в разных выражениях — от стандартных (текст, число, даты) до дополнительных (ссылки, вложения, дропдауны).
  • Устанавливать связи между таблицами и делать реляционную базу данных.
  • Настраивать рабочее пространство и кастомизировать выражение информации и данных с помощью цветовых решений и иконок, удобной настройки колонок и строк таблиц.
  • Представлять данные в разных визуальных выражениях, что помогает наглядно работать с информацией и вести аналитику. 
  • Работать по шаблонам-темплейтам — наборы стандартных решений в работе с информацией. Их около пары сотен.
  • Подключать расширения и скрипты, делая из таблицы с данными интерактивный инструмент.
  • Подключать сторонние сервисы по API и делать интеграции с другими инструментами, в том числе с ноукод-программами. 
  • Делать из таблицы с данными веб-приложение. 
  • Импортировать в Airtable файлы сторонних приложений. Тут можно развернуть CSV-файл из Excel, Trello и других. Можно импортировать и в обратную сторону — из в Airtable в эти программы.  
  • Работать с удалённой командой в едином рабочем пространстве и упорядочивать сбор и обработку информации. 



Возможности Airtable


Главная возможность Airtable — с ним невероятно удобно работать с данными, потому что он позволяет структурировать информацию и по-разному визуально выражать её.

Вот какие возможности есть у Airtable:  


  • Делать неограниченное количество баз данных. Под каждый проект можно завести отдельную базу данных и внутри неё дробить информацию по категориям.

Например, вы как фрилансер работаете с несколькими проектами. У вас есть рабочий проект — база данных онлайн-магазина кофе. Под него — одна база. Второй проект — вы ведёте SMM-стратегию для известного блогера. Под него — отдельная база с тремя таблицами: контент-план, план дистрибуции, таблица с данными по конверсии. А в третьей базе данных вы ведёте личный план тренировок. Базы разделены, как и доступ к ней задействованных лиц. 

  • Упорядочивать пространство внутри таблиц.

В частности, для каждого вновь созданного столбца надо указывать имя и тип данных, которые в нём будут собираться. Каждый столбец можно назвать по-своему — в том числе по-русски. Столбец под электронные почты можно определить на этот тип данных. И никакой путаницы и ошибок.  Также для элементов списка доступен выбор цвета отображения. Можно настроить размеры ячеек в два клика через панель инструментов — от низких до супервысоких. Тип данных в столбце и сам столбец меняется в клик заголовку столбца в выпадающем меню. 

  • Работать с разными типами данных. Их в Airtable 28. 

Это текстовые, числовые данные, адреса, электронные почты, ссылки-URL, штрихкоды, валюта, дата и время, формула, множественный выбор, флажок типа true/false и другие. О них всех написано тут.  

  • Возможность включить разное визуальное отображение данных. В Airtable семь вариантов представления данных:

  1. Таблица
  2. Форма
  3. Календарь
  4. Галерея — когда данные будут на рабочем пространстве на расположенных последовательно карточках
  5. Таймлайн — отображение информации в хронологическом порядке
  6. Канбан-доска — представление данных с разбивкой на столбцы по общим признакам. Например, в первом столбце задания «Сделать», во втором — «В процессе», в третьем — «Выполнено». Самый известный пример канбан-досок — программа Trello.       
  7. Диаграмма Ганта, или Gantt — столбчатая диаграмма для иллюстрации плана с протяжённостью во времени.  

В один клик можно переключиться с обычной таблицы на канбан-доску и окинуть взглядом весь фронт дел. Или переключиться на вид галереи и посмотреть, как примерно будет смотреться каталог товаров. Очень удобно, если нужно освежить взгляд на вещи. 



Как строится работа в Airtable. Создание баз, таблиц, рабочая область и интерфейс Airtable


В качестве примера, на котором можно показать часть функций и устройство интерфейса Airtable, возьмём построение базы данных для небольшого онлайн-магазина кофе.

Создание базы данных в личном кабинете


  • После регистрации в Airtable открывается кабинет, в котором собраны рабочие области — Workspace. Внутри каждой Workspace создаются базы — по кнопке Add a base. Эта база и есть таблица или система таблиц с информацией. Рекомендуется создавать под каждый проект отдельную рабочую область. 
  • Здесь же можно дать название базе данных и настроить иконку — цвет и отображение. Эта настройка меняет заодно и фавикон — то, как вкладка отображается в браузере.
  • Из личного кабинета по клику на базу данных можно переместить, дублировать базу, поделиться ею и провести другие манипуляции.

В личном кабинете открываются рабочие области с базами. Здесь же можно настроить внешний вид базы и получить индивидуальный фавикон.


Работа с таблицами внутри базы данных


  • Внутри в рабочей области по умолчанию откроется таблица с полями-столбцами для ввода: Name, Notes, Attachments, Status. Менять содержание столбцов, название и кастомизировать их по-своему можно по клику правой кнопки мыши на ячейку с названием столбца. Тут же откроются настройки сортировки и фильтры, управления доступом к редактированию ячейки и другие.
  • В рабочей области слева расположены семь вариантов визуального представления данных — от таблицы до гистограммы Ганта. 
  • Сверху находится панель с закладками — как в гугл-таблицах или Excel. Эти таблицы-закладки можно связывать между собой. Создать эту новую таблицу можно в том числе через импорт таблиц файлом CSV или синхронизацию со сторонними сервисами — например, Google Drive, Jira Cloud и другие.  
  • На верхней панели над таблицами есть инструменты настройки таблицы — сортировка, настройка цвета, показать/спрятать поля, группировка, настройка размеров ячеек, доступа и другие. 
  • Справа вверху расположены корзина, история изменений, список автоматизаций, приложений, а ещё кнопки помощи и настройки профиля.



Работа с ячейками и строками


  • Заполнять строки в Airtable можно двумя способами

  1. С первой ячейки — по клику на стрелки расширения ячейки слева откроется поп-ап, через который можно заполнить все поля разом
  2. Заполнять в каждой ячейке отдельно.

  • По клику на стрелки расширения ячейки справа можно открыть окно и сделать его шире — так удобнее заполнять.  
  • В зависимости от типа данных, добавить в ячейку информацию можно разными путями: выбрать из выпадающего списка, перетащить или добавить вложение, вписать и так далее. 
  • В каждой ячейке можно отмечать другого пользователя через @.  
  • Управлять ячейками можно также по клику правой кнопкой мыши. 
  • При заполнении таблицы и в целом во время работы выскакивают подсказки о горячих клавишах и разных способах оптимизировать работу. 

Ячейку в таблице можно расширить. Для первой при расширении откроется попап, через который можно заполнять строку с данными. По клику на остальные расширится сама ячейка, что удобно при работе с большим текстом.


Библиотека темплейтов-шаблонов Airtable


Из личного кабинета пользователя Airtable можно попасть в библиотеки темплейтов — тут предлагаются типовые решения, которые можно внедрить с Airtable. 


Библиотека темплейтов — это набор шаблонов в рубрикаторе из 22 категорий, в которых создаются базы данных. И это отличный набор референсов работы с информацией и данными. 

Если вы не работали данными «серьёзно», если не понимаете, как структурировать информацию, как вообще можно оптимизировать свою работу, бизнес или просто повседневность — то стоит начать с просмотра 22 категорий темплейтов. 

Среди категорий: планирование контента, работы над книгой, дистрибуции, проектов, работы стартапа, мини-бизнеса, веб-разработки, UX/UI-дизайна, ведения удалённой работы, хобби и повседневных задач — и другие.  В каждой категории представлены темплейты — от трёх (например, в категории Personal) до пары десятков. По клику на темплейт доступно описание. Тут же можно подключать темплейт и использовать. Все шаблоны бесплатные


Маркетплейс расширений, в который можно также попасть из личного кабинета пользователя, доступны порядка 200 приложений и скриптов (кусок кода, последовательность событий, прописанных языком программирования, например, JavaScript).

Расширения делятся на три типа: приложения от Airtable; все приложения, в том числе сторонние; скрипты. 

В приложениях от Airtable можно подключить дополнительные расширения возможностей визуализации данных и работы с таблицами. Например, можно подключить расширение, помогающее посчитать данные и сделать сводные таблицы, или приложение для подключения Google Hangouts.

Через библиотеку сторонних приложений подключаются сторонние сервисы, например, Miro, бизнес-аккаунт в WhatsApp, подбор стоковых изображений через Pexels, ассистентов, карты, генераторы кодов — в общем, тут можно превратить табличную базу данных в приложение для эффективной работы.   


Библиотека скриптов — это набор палочек-выручалочек для автоматизации работы и сценариев, создания интерактива, подключения к сторонним API. Со скриптами, например, можно подключить массовый импорт вложений, удалить дублирующиеся данные, создавать связи между таблицами, проверить электронные адреса и найти неработающие. 

Сильные стороны и недостатки Airtable


Если у вас не было времени читать всё, что написано выше про Airtable — о том, какой это крутой сервис и что в нём можно сделать — то вот список сильных качеств программы. И следом список недостатков, без них никак. 

Сильные стороны Airtable


  • Работа с данными стандартным образом. Знакомые таблицы с любым типом данных, с формулами, аналитикой.
  • Работа с данными современным образом. Возможность превратить таблицу с интерактивное рабочее пространство, в веб-приложение, соединить таблицу со сторонними сервисами.
  • Кастомизация и управление. В Airtable полная и тонкая настройка рабочий области под себя. 
  • Порядок. Можно поддерживать строгий порядок информации. Например, тут под название столбца отведено отдельное место — этого нет во многих табличных редакторах.
  • Красота. У Airtable понятный и приятный интерфейс. 
  • Подход к визуализации данных. Разные варианты представления данных помогают работать эффективнее. 
  • Облачный сервис. Мощный инструмент для удалённой работы.
  • Много обучающего материала. Как дополнительный, так и в процессе работы в виде всплывающих подсказок. 
  • Продолжающееся развитие и перспективность. Недавно Airtable привлёк большую сумму инвестиций. 


Недостатки Airtable


  • Из-за своей мультифункциональности Airtable может быть нелегко освоить. Обучающие материалы в помощь — но это время, и нужна способность самостоятельно искать ответы.
  • Английский язык интерфейсов и туториалов. Возможный недостаток для тех, кто не знает английского.
  • Ограничения тарифов. Неприятно, когда приложение начнёт орать, что все 2000 строчек заняты — а у вас ещё 1500 записей в плане. И даже на большую базу ограничение 50 000 строк.  
  • Настраивать доступ к части базы данных нельзя — только на всю сразу, это может быть небезопасно. Придётся придумывать, как дробить информацию. 

Сравнение Airtable с Google Sheets и Excel  




Таблицы Google и Excel – конкуренты Airtable и по части функций, и по популярности у тех, кто работает с данными, и по популярности у ноукодеров. Вот по каким критериям их можно сравнить:

  • Excel – старожил наравне с другими двумя, ему 40 лет. Гугл-таблицам – 15 лет. У них больше пользовательского опыта и было много времени, чтобы разобраться с недостатками. Airtable совсем юный, но постоянно обновляется, в том числе за счёт активного сообщества. 
  • Функций, формулы, сложная работа с данными – с этим пока лучше справляются Excel и Google Sheets. А в Airtable данные в один клик представляются визуально несколькими способами — так работать с данными, оценивать и анализировать их намного удобнее, а это важно в оценке работы приложения.
  • В Airtable работать с данными можно красиво — в один клик добавлять цвета и кастомизированное форматирование расположения элементов таблиц, менять вывод данных. Это особенно помогает людям, которых пугает вид обычных таблиц. 
  • Airtable легко трансформируется в веб-приложение. Гугл-таблицы и Excel можно превратить в полноценное приложение только через посредника.
  • Airtable за счёт своей гибкости отлично работает над задачей упорядочения, анализа, просмотра информации. А таблицы по-прежнему выигрывают в построении сложных моделей и в работе с большими массивами числовых данных. 

Как научиться работать в Airtable 


Выбор траектории обучения зависит от целей, для которых будет использоваться Airtable. 

  • Если вы хотите использовать его, например, для оптимизации работы на индивидуальных началах, то достаточно просто начать работать. Заполнять таблицы, делать связи между ними и строить базы данных, делать графики, считать – этим вещам можно научиться в процессе, поскольку интерфейс интуитивно понятный. Найти примеры и понять, как и что строить, можно с опорой на большую библиотеку темплейтов.     
  • Если вы собираетесь стать гуру Airtable – то погружайтесь в учёбу через гайды, вебинары платформы, присоединяйтесь к сообществу и читайте блог Airtable. Весь список полезных источников ищите тут.
  • Если хотите понять, как использовать Airtable для повышения эффективности работы, изучите гайды и видео на YouTube от «свободных художников», вроде  Арона Коренблита (широко известный в узких кругах IT-блогер). У него есть много бесплатных материалов по Airtable.
  • Если вы собираетесь строить бизнес, и Airtable будет одним из ваших инструментов в работе, то лучше поучиться отдельно всему этому искусству от и до — на курсе «Базовый курс по No-code» учим не только работе в Airtable, но ещё азам построение бизнеса с помощью других ноукод-инструментов.

Хотите освоить самые востребованные инструменты в сфере IT? Тогда начните изучать No-code!

Что такое